মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ এর শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত সকল ফিচার-০১

আসসালামু আলাইকুম।

আশা করি আপনারা সকলেই ভালো আছেন।

অনেক দিন থেকেই লিখব লিখব ভাবছি। বিভিন্ন কারনে হয়ে উঠেনি। তাই আজ অনেকটা প্রতিজ্ঞা করেই লিখতে বসলাম। ভাবতে অনেক ভালো লাগছে আমাদের প্রিয় মাতৃভুমি বাংলাদেশের তরুন সমাজ অত্যন্ত দ্রুতগতিতে অনলাইন চাকুরীতে নিজেদের অবস্থান করে নিচ্ছে। চারদিকে যেন রব উঠেছে গ্রাফিক ডিজাইন, ওয়েব ডিজাইন, ওয়েব ডেভেলপমেন্ট, এসইও, অনলাইন মারকেটিং সহ শতশত অনলাইন ভিত্তিক কাজের। এক্ষেত্রে অনেকেই সফলও হচ্ছে। তবে আমাদের দেশীয় চাকুরীদাতা প্রতিষ্ঠানগুলোতে চাকুরী নিতে হলে মাইক্রোসফট অফিসের কাজটা জানাই লাগে। সে লক্ষ্যেই আমরা যারা একবারেই নতুন পড়ালেখা শেষ করে চাকুরী নিতে যাব তাদের খানিকটা সহযোগিতার জন্য মাইক্রোসফট অফিস নিয়ে আমার এই টিউটোরিয়াল।

অনেক কথাই লেখা হলো। মূল আলোচনায় আসি। আজ শুরুতে আলোচনা করবো মাইক্রোসফট অফিস পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ এর ব্যাকস্টেজ এর বিভিন্ন বিষয় নিয়ে।

ব্যাকস্টেজ মূলত কি?

আমরা যারা অফিস ২০০৩ ব্যবহার করেছি তারা File menu দিয়ে অনেক কাজ করেছি যেটা অফিস ২০০৭ এ পেয়েছি Office menu হিসেবে। অফিস ২০০৩ এর File menu, অফিস ২০০৭ এর Office menu ই হচ্ছে অফিস ২০১০ এর backstage.

মাইক্রোসফট অফিস পাওয়ারপয়েন্টের ব্যাকস্টেজ এ থাকে-

New, Open, Save, Save as, Info, Recent, Save and send,

Options, Close এবং Exit প্রভৃতি ফিচারগুলো।

Save: ব্যাকস্টেজ এ গিয়ে Save এ ক্লিক করলে Save as ডায়ালগ বক্স আমাদের সামনে দৃশ্যমান হয়। এই বক্সের File name অংশে আপনি যে নামে ফাইলটি সেভ করবেন তা লিখুন। Save as type এর ডানপাশে black down arrow তে ক্লিক করলে ফাইল টাইপ মেনুটি ওপেন হবে। এখান থেকে PowerPoint presentation  অথবা PowerPoint 97-2003 presentation  এর যেকোন একটি সিলেক্ট করুন। তবে আপনি যদি ফাইলটি অন্য কোথাও নিতে চান বা কাউকে মেইল করে পাঠাতে চান তাহলে অবশ্যই ২য় অপশানটি সিলেক্ট করুন। কারন, সবাই হয়তো অফিস ২০১০ ব্যবহার নাও করতে পারেন।

উপরের চিত্রের (১) চিহ্নিত স্থানে গিয়ে ফাইলটি যেখানে সেভ করবেন তা সিলেক্ট করবেন তা সেট করে নিচে সেভ বাটনে ক্লিক করুন। ফাইল টি সেভ হয়ে গেল।

Save as: এই কমান্ডটি আমরা ব্যবহার করি মূলত মূল ফাইলটি অক্ষত রেখে অন্য একটি ফাইলটি তৈরি করে এডিট করার জন্য। Save as কমান্ডটি প্রয়োগ করে অন্য একটি নাম দিয়ে ফাইলটি সেভ করে প্রয়োজনীয় এডিট করুন। সম্পূর্ন প্রক্রিয়াটি সেভ যেভাবে করে ঠিক সেরকম।

Save করার জন্য কী-বোর্ড কমান্ডঃ Ctrl + S

Save as এর কী-বোর্ড কমান্ডঃ F12

Open: Backstage/File menu থেকে Open এ ক্লিক করে অথবা কী-বোর্ড Ctrl+O চেপে আপনি ফাইল ওপেন করতে পারেন। এক্ষেত্রে ওপেন ডায়ালগ বক্স আসার পর ফাইল যেখানে আছে সেখানে গিয়ে ফাইল সিলেক্ট করে ওপেন এ ক্লিক করুন বা ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করলে ফাইলটি ওপেন হয়ে যাবে।

Close: পাওয়ারপয়েন্টে যদি একাধিক ফাইল ওপেন করা থাকে তাহলে এই কমান্ডটি প্রয়োগ করে আপনি একটিভ ফাইলটি ক্লোজ করতে পারেন। ব্যাকস্টেজ এ গিয়ে close এ ক্লিক করুন বা কী-বোর্ড থেকে Ctrl+w চাপুন।

New: পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ এ নতুন একটি ফাইল তৈরি করতে New তে ক্লিক করুন অথবা কী-বোর্ড থেকে Ctrl+N চাপুন। নিম্নের ডায়ালগ বক্সটি ওপেন হবে।

উপরের চিত্রে (১) চিহ্নিত স্থান থেকে Blank presentation select করে চিত্রে (৩) চিহ্নিত স্থানে Create এ ক্লিক করুন। নতুন ফাইল তৈরি হবে। এছাড়া Home এর অধীনে বিভিন্ন ডিফল্ট টেম্পলেট ব্যবহার করে আপনি কাজ করতে পারেন।

উপরের চিত্রে (২) চিহ্নিত স্থানে Office.com template ব্যবহার করেও আপনি কাজ করতে পারেন। তবে Office.com template ব্যবহার করতে হলে অবশ্যই ইন্টারনেট কানেকশান একটিভ থাকতে হবে। কারন অফিস টেম্পলেট এ ক্লিক করলে সেটি আগে ডাউনলোড হবে তারপর আপনার ব্যবহার উপযোগী হবে।

Print: Backstage/File menu থেকে Print এ ক্লিক করুন অথবা কী-বোর্ড থেকে Ctrl+P চাপুন। নিম্নের ডায়ালগ বক্সটি ওপেন হবে।

চিত্রে (১) চিহ্নিত স্থানে যতকপি প্রিন্ট করবেন তার সংখ্যা লিখে দিন।

চিত্রে (২) চিহ্নিত স্থানে প্রিন্টার সেট করতে ভূলবেননা।

চিত্রে (৩) চিহ্নিত সেটিংস এ প্রথমেই কোন কোন স্লাইড প্রিন্ট করবেন তা সেট করুন। যদি সব স্লাইড প্রিন্ট না করেন তবে Slides অংশে স্লাইড নাম্বার সেট করতে পারেন এভাবে..১,৩,৪-৭, ১০,  ১২, ১৬-২০।

এরপরের অপশানে একটি পেজে কয়টি স্লাইড প্রিন্ট করবেন তা সেট করুন।

এরপরের অপশনে কিভাবে স্লাইডগুলো প্রিন্ট হবে তা সেট করুন। যেমনঃ ১-৫ এই ৫টি স্লাইড ৪কপি করবেন। এগুলো ১,২,৩,৪,৫ এইভাবে প্রিন্ট হবে নাকি ১নং স্লাইড ৪টি, ২নং স্লাইড ৪টি এভাবে প্রিন্ট হবে সেট করুন। প্রথম অপশানের জন্য Collated, ২য় অপশানের জন্য Uncollated  নির্বাচন করুন।

সবশেষে কালার সেট করুন। রঙীন নাকি সাদাকালোতে প্রিন্ট করবেন।

চিত্রে (৪) চিহ্নিত স্থান থেকে স্লাইডের হেডার ও ফুটার সেট করুন।

চিত্রে (৫) চিহ্নিত স্থানে Page preview দেখুন এরো গুলো ব্যবহার করে।

চিত্রে (৬) চিহ্নিত স্থান থেকে স্লাইডগুলোকে ছোট/বড় করে দেখুন।

চিত্রে (৭) চিহ্নিত স্থানে স্লাইডগুলোকে উপর/নীচ করে দেখুন।

Info: Info ডায়ালগ বক্স থেকে ফাইলটি সমস্ত তথ্য দেখতে পারে। ডায়ালগ বক্সটি দেখুন।

এখানে যে ৩টি অপশান আছে প্রথম অপশনটি আমরা ব্যবহার করে থাকি ফাইলটির সিকিউরিটি পাসওয়ার্ড দেওয়ার জন্য। এখানে Protect presentation

এ ক্লিক করুন। মেনু থেকে Encrypt with password এ ক্লিক করুন। পরপর দুইবার পাসওয়ার্ডটি দিয়ে ok করুন।

চিত্রে (২) চিহ্নিত স্থানে দেখুন আপনার ফাইলটির সব তথ্য।

Recent: এখানে আপনার কাজ করা সাম্প্রতিক ফাইলগুলো তালিকা সুন্দরভাবে সাজানো থাকে ফাইলগুলো লোকেশান সহ। বামপাশে Recent presentation ডানপাশে Recent places তালিকা দেখুন নিম্নের ডায়ালগ বক্সে।

মজার বিষয় হলো লিস্টগুলোর পাশের পিনে ক্লিক করে আপনি লিস্টগুলোকে আপনার প্রয়োজন অনুসারে রি-অর্ডার করে সাজাতে পারেন।

Save and send: এখান থেকে আপনি ফাইলটি অন্যান্য ফাইল ফরমেটে সেভ করতে পারেন। এমনটি পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলটিকে ভিডিও ফাইলে পরিনত করতে পারেন, সিডির জন্য তৈরি করতে পারেন এবং ইমেইলে অন্যত্র পাঠাতে পারেন। Save and send এর বিভিন্ন অপশানে ক্লিক করলে ডানপাশে সাবমেনু তে আরো তথ্যসম্বলিত বিবরন পাবেন। সে অনুযায়ী কাজ করুন। নিচের চিত্রটি দেখুন।

Help: এই ফিচারে মাইক্রোসফটের আপডেট, সহায়তা ও আপনার ইন্সটল করা প্রোগ্রামটির একটিভেশান সংক্রান্ত তথ্য থাকে।

Options: এই ফিচারে মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ এর ইন্টারফেস ও সম্পূর্ন প্রোগ্রামটির কাস্টমাইজেশান প্রক্রিয়া দেয়া আছে।

মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ ওপেন করলেই যেই উইন্ডোটি আমরা দেখি সেটাই পাওয়ারপয়েন্ট ইন্টারফেস। নিচের চিত্রটি লক্ষ্য করুন-

চিত্রে চিহ্নিত (১) : এটিকে বলা হয় Quick access toolbar. কাজ করার সময় কিছু কমান্ড আমাদের ঘন ঘন ব্যবহার করতে হয়। বার বার ট্যাব এ না গিয়ে ঐ কমান্ডগুলোকে Quick access toolbar এ রেখে আমরা দ্রুততার সহিত কাজ করতে পারি। কাস্টমাইজেশান এ বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করছি।

চিত্রে চিহ্নিত (২) : এগুলো হলো পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ এর সুসজ্জিত ট্যাব ২০০৩ ভার্সনে আমরা যেগুলোকে চিনতাম মেন্যু হিসেবে।

চিত্রে চিহ্নিত (৩) : এটি হলো স্লাইড/আইটলাইন পেন। এটি থেকে আমরা স্লাইডগুলোকে আলাদা আলাদা দেখতে পারি। আউটলাইন পেন থেকে আমরা স্লাইড এর কনটেন্ট (বিষয়বস্তু) এডিট (সংশোধন) করতে পারি।

চিত্রে চিহ্নিত (৪) : এটি হলো টাস্কবার। টাস্কবারে বামপাশে দেখুন স্লাইড নাম্বার ও পাওয়ারপয়েন্টের থিম এর বিবরনী দেয়া থাকে। ডানপাশে View এর ৪টি অপশন ও জুম অপশান দেয়া আছে।

চিত্রে চিহ্নিত (৫): এখানে থাকে স্ক্রলবার। এটি দিয়ে আপনি স্লাইড টি উপর/নিচ করে দেখতে পারেন। এছাড়াও স্ক্রলবারে স্লাইড বাই স্লাইড দেখারও অপশান আছে।

চিত্রে চিহ্নিত (৬): এটিই পাওয়ারপয়ে্ন্টের স্লাইড। এই স্লাইডের মধ্যে টেক্সট, গ্রাফিক্স, অডিও এমনকি ভিডিও সংযোজন করেই আমরা দৃষ্টিনন্দর প্রেজেন্টেশান তৈরি করে থাকি।

চিত্রে চিহ্নিত (৭) : এটি হলো রিবন। রিবনের মধ্যে ট্যাব ও পাওয়ারপয়েন্টে কমান্ডগুলো সুসজ্জিত থাকে।

চিত্রে চিহ্নিত (৮) : এটি হলো রিবনকে  ম্যাক্সিমাইজ/মিনিমাইজ করার বাটন। রিবন ম্যাক্সিমাইজ/মিনিমাইজ করার কী-বোর্ড কমান্ড Ctrl+F1.

কাস্টমাইজ Quick access toolbar:

কাস্টমাইজ করা বলতে আমরা বুঝি “নিজের মত করে সাজানো”।

চিত্রটি লক্ষ্য করুন-

প্রথমেই দেখুন Black arrow চিহ্নিত বাটনটিতে ক্লিক করলে (বাল্ব চিহ্নিত করা) এই মেন্যু ওপেন হয়। এখানে যে কমান্ডগুলোতে টিক চিহ্ন আছে  দেখুন সেগুলো Quick access toolbar এ আছে। কি বুঝলেন? ক্লিক করে টিক মার্ক দিলে কমান্ডটি Quick access toolbar এ অন্তর্ভুক্ত হয়। পুনরায় ক্লিক করলে বাতিল হয়।

তাছাড়া যে কোন কমান্ডে মাউস নিয়ে রাইট করলে একটি মেন্যু ওপেন হয় সেটি থেকে Remove from quick access toolbar এ ক্লিক করলেও কমান্ডটি Quick access toolbar থেকে বাতিল হয়ে যায়। আসুন ট্যাব এর মধ্যকার কমান্ডগুলো কিভাবে Quick access toolbar এ নিব। যেকোন ট্যাব এর যে কোন কমান্ড এ যান, মাউস রাইট ক্লিক করে Add to quick access toolbar এ ক্লিক করুন। কমান্ডটি Quick access toolbar এ যুক্ত হয়ে যাবে। Remove করার উপায়তো উপরে উল্লেখ করলাম।

আর Quick access toolbar কে যদি রিবনের নিচে দেখতে চান তাহলে উপরের চিত্রের (বাল্ব চিহ্নিত) একবারে নিচের কমান্ডটিতে (Show below the ribbon)  ক্লিক করুন। নিচ থেকে উপরে দেখতে চাইলে একই কমান্ডে দেখবেন লেখা থাকে Show above the ribbon. শুধূমাত্র ক্লিক করুন।

কাস্টমাইজ Ribbon:

উপরের (বাল্বচিহ্নিত) চিত্র থেকে  More command অথবা Quick access toolbar এ রাইট ক্লিক করে Customize Ribbon অথবা ব্যাকস্টেজ এ গিয়ে Options এ গিয়ে Customize Ribbon এ ক্লিক করুন। নিচের চিত্রটি দেখুন-

চিত্রে (১) চিহ্নিত প্যানেল থেকে Customize Ribbon সিলেক্ট করুন। (২) চিহ্নিত স্থানে ক্লিক করে কোন কমান্ড দরকার তা পছন্দ করতে পারেন। (৩) চিহ্নিত স্থানে যে কোন কমান্ড সিলেক্ট করলে (৪) চিহ্নিত Add/Remove কমান্ডগুলো দৃশ্য মান হবে। এরপর Add এ ক্লিক করলে Add হবে। একইভাবে ডানপাশে(৫) চিহ্নিত স্থান থেকে কোন কমান্ড সিলেক্ট করে Remove করলে সেই কমান্ড Remove হয়ে যাবে। তবে আপনি এই কাজটি করতে পারেন শুধুমাত্র কাস্টমস গ্রুপ এর ক্ষেত্রে। তাহলে দেখে নেই কাস্টম গ্রুপ করব কিভাবে?

চিত্রে (৫) চিহ্নিত অংশে দেখুন আমাদের ট্যাবগুলো ও ট্যাবের অধীনে গ্রুপগুলো দেখছি। যে ট্যাব এ আপনি নতুন গ্রুপ করতে চান সে ট্যাবে ক্লিক করুন। (৫) নং চিত্রের নিচের অংশে দেখুন New group লেখা আছে অথবা ট্যাব এর উপর রাইট ক্লিক করে Add New group  এ ক্লিক করুন। দেখুন ট্যাবের অধীনে New group (Custom) নামে নতুন গ্রুপ তৈরি হয়েছে। এটির উপর রাইট ক্লিক করে রিনেইম করুন। এবার নতুন গ্রুপ এ ক্লিক করে বামপাশের কমান্ড থেকে যে কোন দরকারী কমান্ড আপনি নতুন গ্রুপ এ Add করতে পারেন।

একই ভাবে আপনি রিবনে নতুন ট্যাব তৈরি করে সেই ট্যাবের অধীনে নতুন গ্রুপ তৈরি করে দরকারী কমান্ড ‍যুক্ত করতে পারেন।

এবার দেখুন (৫) চিহ্নিত স্থানের যে কোন ট্যাব, যে কোন গ্রুপ কে (৬) চিহ্নিত Up/Down এরো দিয়ে উপর/নিচ করে সাজাতে পারেন।

সবকিছু সাজালেন। যদি আপনি চান ‍পুরো পাওয়ারপয়েন্ট ইন্টারফেস ডিফল্ট অবস্থায় থাকুক তাহলে উপরের চিত্রের নিচের অংশে দেখুন Reset বার আছে। এখান থেকে Reset all customizations এ ক্লিক করে Yes বাটনে ক্লিক করুন। অথবা আপনার পছন্দের অপশানটি অনুযায়ী রিসেট করুন।

পাওয়ারপয়েন্টের অন্যান্য Customizations:

General: এই অপশান থেকে আপনি পাওয়ারপয়েন্ট ২০১০ এর ইন্টারফেসের কালার পছন্দ করতে পারেন। মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্টে আপনার পারসোনাল ইনফরমেশান যুক্ত করতে পারেন।

Proofing: এই অপশানে আপনি অটোকারেকশান বিধি এবং স্পেলিং সংক্রান্ত যাবতীয় বিষয় সেট করে নিতে পারেন। তবে এটি ডিফল্ট সেট করা থাকে। সংশোধনের দরকার পড়েনা।

Save: এখানে একটি মাত্র বিষয় সংশোধন করবেন। সেটি হলো Save auto recover information every ১০ মিনিটের স্থানে আপনি ১ মিনিট করে দিতে পারেন। তাহলে আপনার কাজটি প্রতি ১ মিনিট পরপর অটো সেভ হয়ে যাবে।

বাকি যেসকল অপশান আছে সেগুলো মোটামোটি ডিফল্টভাবে সেট করা থাকে। এগুলোতে সংশোধন করার তেমন কোন প্রয়োজন হয়না।

আশা করি ইন্টারফেস ও কাস্টমাইজেশান সংক্রান্ত বিষয়গুলো মোটামোটি আলোচনা করতে পেরেছি। এরপরও কোন ভুলভ্রান্তি যদি থাকে অথবা কোন তথ্য যদি যুক্ত করার থাকে পরামর্শ দিন। আপডেট করে দিব কথা দিচ্ছি।