এম এস ওয়ার্ড-এক্সেল-পাওয়ার পয়েন্ট সফটওয়্যারের কর্মক্ষেত্রে ব্যবহারের নানা বিষয় চলুন জেনে নিই এই ব্লগে।

এম এস ওয়ার্ড-এক্সেল-পাওয়ার পয়েন্ট

কম্পিউটার ব্যবহারের শুরু থেকেই বাংলাদেশিরা যেই সফটওয়্যারের সাথে খুবই সুপরিচিত- তা হল মাইক্রোসফট অফিসের ওয়ার্ড, এক্সেল ও পাওয়ার পয়েন্ট। এগুলি এতই প্রচলিত সফটওয়্যার যে, গ্রাম বা শহর, সরকারি বা বেসরকারি বিভিন্ন কোম্পানী, শিক্ষা-প্রতিষ্ঠান, ব্যাংক থেকে শুরু করে সকল ক্ষেত্রে আমাদের এই সফটওয়্যারগুলো দিয়ে কাজ করতে হয়। মাইক্রোসফট (এম এস) অফিসের আরো বেশ কিছু সফটওয়্যার যেমনঃএম এস একসেস বা এই ধরণের আরো অনেক সফটওয়্যার থাকলেও এই তিনটি প্রধান সফটওয়্যারই সর্বক্ষেত্রে জনপ্রিয়। কি এই জনপ্রিয়তার কারণ, তা নিয়েই আলোচনা করব এই ব্লগে। চলুন, তাহলে শুরু করা যাক।

ব্লগের প্রথমেই আমরা আলোচনা করি, মাইক্রোসফট (এম এস) ওয়ার্ড সফটওয়্যার নিয়ে। ওয়ার্ডের মাধ্যমে সিভি বা কভার লেটার রাইটিং নতুন চাকুরি প্রত্যাশিতদের জন্য একটি অত্যাবশ্যকীয় কাজ। চাকুরি জীবনে প্রবেশের পূর্বে শিক্ষাজীবনেও কিন্তু ওয়ার্ড থাকে প্রত্যেক মানুষের নিত্য সংগী। বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীরা তাদের বিভিন্ন এসাইনমেন্ট, রিসার্চ পেপার , রিপোর্ট রাইটিং এর কাজ করার সময় ব্যবহার করে থাকেন এই সফটওয়্যার। এই সফটওয়্যারের ব্যবহারের ব্যপ্তি অনেক বেশি হওয়ায় এটি শিক্ষার্থীদের সাথে শিক্ষকদেরকেও বেঁধে ফেলেন একই বন্ধনে। শিক্ষকরা তাদের বিভিন্ন লেকচার শিট তৈরিতে ব্যবহার করেন এই সফটওয়্যার; পাশাপাশি পরীক্ষার প্রশ্ন-পত্র তৈরি ও নানবিধ অফিসিয়াল ডকুমেন্ট তৈরিতেও ওয়ার্ড সফটওয়্যারের স্বরণাপন্ন হন। আর চাকুরিতে প্রবেশের সাথে সাথেই সবারই ওয়ার্ড সফটওয়্যার এর সাথে শুরু হয় নিত্য পথচলা। বিভিন্ন অফিসিয়াল ডকুমেন্ট থেক শুরু করে বিজনেস রিপোর্ট রাইটিং সর্বক্ষেত্রেই এই সফটওয়্যারের উপর সবাই নির্ভর করেন চোখ বন্ধ করেই। ইঞ্জিনিয়ার, ডাক্তার, ব্যাংকার, ডাটা এনালিস্ট, সরকারি বা বেসরকারি সর্ব ধরণের কর্মকর্তা- সবাই একবিন্দুতে মিলিত হন এম এস ওয়ার্ডের ব্যবহারের ক্ষেত্রে। কর্মক্ষেত্রে কোম্পানীর বিভিন্ন লেটার , এনভেলাপ অনেক কর্মকর্তার কাছে কম সময়ে পাঠানোর জন্য সবাই ব্যবহার করেন মেইল মার্জ অপশন যা মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মেইলিং ট্যাবের একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার। পূর্বে যা ম্যানুয়েলি অনেক সময় নিয়ে বিভিন্ন কর্মকর্তার জন্য আলাদাভাবে টাইপ রাইটার দিয়ে টাইপ করে আলাদা এনভেলাপে করে অনেক সময় নিয়ে পাঠান লাগত-সেই ঝামেলার কাজটি বেশ সহজ করে দিয়েছে এম এস ওয়ার্ড। এছাড়াও, কোম্পানীর বিভিন্ন ক্লায়েন্টকে একই তারিখে, একই অনুষ্ঠানে ইনভাইটেশন লেটার পাঠানোর কাজটিও মেইল মার্জের মাধ্যমে খুব সহজেই করা যায়। এরকম অসংখ্য ফিচারের সমন্বয়ে ওয়ার্ড  সফটওয়্যারটি দখল করেছে একটি সুউচ্চ স্থান। আর পাবলিকেশন ইন্ডাস্ট্রিতে এর প্রয়োজনীয়তা নিয়ে কথা বলাই বাহুল্য। ওয়ার্ডের মাধ্যমেই কিন্তু বেরিয়ে আসে লাখ লাখ পান্ডুলিপি; যা সময়ের প্রবাহে পাঠকের কাছে ধরা দেয় মলাটে মোড়ানো বই রূপে।

এরপরই, আমরা আসি মাইক্রোসফট এক্সেল সফটওয়্যারের আলোচনায়। অফিসিয়াল ডাটা ম্যানেজমেন্টের এক অপরিহার্য সফটওয়্যার হল এম এস এক্সেল। এমন কোন কোম্পানী খুঁজে পাওয়া দুষ্কর যারা তাদের ডাটা ট্র্যাকিং এর জন্য এক্সেলের স্বরণাপন্ন হচ্ছে না। কারণ, এক্সেলের বিকল্প কোন সহজ সফটওয়্যার নেই যা এত সুন্দরভাবে ডাটাবেজ ম্যানেজমেন্টের এই কাজটি করতে পারবে। একাউন্টন্স, স্টোর, সাপ্লাই চেইন থেকে শুরু করে এইচ-আর পর্যন্ত সর্বক্ষেত্রেই ডাটা স্টোর ও রেকর্ডের জন্য এক্সেলের ব্যবহার সর্বক্ষেত্রে বেশ লক্ষ্যণীয়। মাইক্রোসফট এক্সেলের সাহায্যে আমরা দৈনন্দিন হিসাব সংরক্ষণ ও বিশ্লেষণ করতে পারি ও বার্ষিক বাজেট প্রণয়ন করতে পারি। এছাড়াও ব্যাংক ব্যবস্থাপনায়  কাজ করতে পারি ও আয়কর ও অন্যান্য হিসাব-নিকাশ তৈরি করতে পারি। বৈজ্ঞানিক ক্যাল্কুলেশনের ক্ষেত্রেও কিন্তু ব্যাপক ভূমিকা রাখে এক্সেল এর ক্যালকুলেশন। এছাড়াও, বিভিন্ন অফিসের বেতন-বোনাসের হিসাব ও স্কুল-কলেজ ও বিশ্ববিদ্যালয়ের রেজাল্ট প্রস্তুতকরণেও এক্সেল এর কোন বিকল্প তৈরি হয়নি এখনো। সায়েন্টিস্টরা তাদের গবেষণার যে বিশাল ডাটা বছরের পর বছর সংরক্ষণ করেন তার জন্যও নির্ভরতার এক নাম হল এক্সেল। ব্যাংক কর্মকর্তারা এক্সেলের স্ট্যাস্টিক্যাল ফাংশনগুলোর মাধ্যমে ব্যাংক লোনসহ ব্যাংকের যাবতীয় বিষয়াবলী হিসাব করে থাকেন।এছাড়াও, লজিক্যাল ফাংশনের মাধ্যমে শিক্ষা বোর্ড কর্মকর্তারা খুব দ্রুত গ্রেড ভিত্তিক রেজাল্ট তৈরি করে থাকেন।বিভিন্ন কোম্পানীর বিপণ্ন বিভাগের কর্মকর্তারা সেলস ডাটা ব্যবহার করে ফোরকাস্টিং করার জন্য মাইক্রোসফট এক্সেলের সহায়তা নিয়ে থাকেন। এভাবেই, মাইক্রোসফট এক্সেল সফটওয়্যারটি আমাদের দৈনন্দিন জীবনের বিভিন্ন ক্ষেত্রে ওতোপ্রোতভাবে জড়িয়ে থাকে।

এছাড়াও, মাইক্রোসফট অফিসের আরো একটি সফটওয়্যার ব্যাপক জনপ্রিয়; তা হল পাওয়ার পয়েন্ট। পাওয়ার পয়েন্টের ব্যবহার শিক্ষক-শিক্ষার্থী থেকে শুরু করে কর্মজীবি সবাই করে থাকেন। আর আপনি যদি কোন কোম্পানীর মার্কেটিং বিভাগের সদস্য হন তাহলে তো আর কথাই নেই। মার্কেটিং এর কর্মকর্তাদের জীবিকা অর্জনের অনেকটাই নির্ভর করে পাওয়ার পয়েন্টের দক্ষতার উপর। যে পাওয়ার পয়েন্ট প্রেজেন্টেশনের মাধ্যমে যত বেশি দক্ষতা প্রদর্শন করে ক্লায়েন্টের কাছে কোম্পানীর ব্র্যান্ড ইমেজ তুলে ধরতে পারেন, তার প্রমোশনও এই ফিল্ডে তত দ্রুত হয়। কারণ, প্রোডাক্ট যত ভালই হোক না কেন, তার বিক্রয়ের বিষয়টি পুরোপুরি নির্ভর করে মার্কেটিং বিভাগের তৎপরতার উপর।বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীরা তাদের পুরো শিক্ষাজীবনে বিভিন্ন বিষয়ে যে প্রেজেন্টেশন প্রদান করেন, তা পুরোপুরি পাওয়ার পয়েন্ট নির্ভর। এমনকি থিসিস পেপার প্রেজেন্টেশনের জন্যও প্রয়োজন হয় পাওয়ার পয়েন্টে দক্ষতার। তাই, বলা যায় যে, বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষার্থীদের জন্য পাওয়ার পয়েন্টে দক্ষতার কোন বিকল্প নেই। একই কথা আসলে স্কুল ,কলেজ বা বিশ্ববিদ্যালয়ের শিক্ষকদের জন্যও প্রযোজ্য। এখনকার শিক্ষা ব্যবস্থা আর আগের মত সনাতন নেই। ক্লাসরুমগুলোর ডিজিটালাইজেশনের মাধ্যমে শিক্ষা ব্যবস্থা এখন অনেকটাই প্রেজেন্টশন নির্ভর। বিভিন্ন ভিডিও চিত্র প্রদর্শনের মাধ্যমে অনেক সুন্দর পাওয়ার পয়েন্ট প্রেজেন্টেশনের মাধ্যমে শিক্ষকরা তাদের আলোচ্য বিষয় শিক্ষার্থীদের সামনে তুলে ধরেন। তাই, শিক্ষকরাও পাওয়ার পয়েন্টের আধুনিক সব কমান্ডের সাথে পরিচিত হতে পিছপা হচ্ছেন না।

পরিশেষে, একথা নির্দ্বিধায় বলা যায় যে, এখনকার যুগে মাইক্রোসফট অফিসের এই ত্রয়ী সফটওয়্যার ছাড়া আসলে শিক্ষাজীবনে  বা কর্মক্ষেত্রে কোন উন্নতির সম্ভাবনা আশা করা নিছক কল্পনামাত্র। তাই, যত তাড়াতাড়ি পারা যায়, এই সফটওয়্যারের গভীর জ্ঞানার্জন করা আমাদের সকলের জন্য অতীব প্রয়োজনীয়।