কর্মক্ষেত্রে মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৯ এর রকমারি ব্যবহার!!

মাইক্রোসফট এক্সেল

মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৯  সফটওয়্যারটি নিয়ে লিখতে গেলে আসলে লেখাটি অনেক দিকেই ছড়িয়ে যায়। এর প্রধান কারণ, মাইক্রোসফট অফিস প্যাকেজের এই সফটওয়্যারটি আসলে অনেক ধরণের কমান্ডের সমন্বয়ে নিজের একটি অনন্য স্থান তৈরি করেছে। এত ধরণের দৈনন্দিন জীবনে প্রয়োজনীয় কমান্ড এক জায়গায় করার কৃতিত্বের জন্য এক্সেলের এই অসাধারণ ও সহজ সিস্টেমটি বিশ্বব্যপী এত জনপ্রিয়। তাই আমাদের এই আলোচনায় উঠে আসবে এক্সেলের বিভিন্ন ধর্মী ব্যবহার যা আমরা আমাদের দৈনন্দিন জীবনে অফিস-আদালতে করে থাকি।

এক্সেল(Excel) শব্দের আভিধানিক অর্থ শ্রেষ্ঠতর হওয়া। মাইক্রোসফট কর্পোরেশনের এই প্রোগ্রামটি আসলে বিভিন্ন ধরণের সমস্যা সমাধানে অন্যান্য সফটওয়্যার প্রোগ্রাম থেকে উন্নত ও শ্রেষ্ঠতর, তাই এর নামকরণ স্বার্থক বলা যায়। উইন্ডোজভিত্তিক এই সফটওয়্যার এপ্লিকেশনের সাহায্যে জটিল গাণিতিক  পরিসংখ্যান, উপাত্ত বিশ্লেষণ, তথ্য ব্যবস্থাপনা এবং তথ্যকে আকর্ষণীয়ভাবে উপস্থাপন করা যায় বলে এর আবেদন এত বিস্তৃত। এক্সেলের সুবিশাল এই শিট বিভিন্ন সারি ও কলামে বিভক্ত অসংখ্য সেলে বিভক্ত হওয়ায় একে স্প্রেডশিট এনালাইসিস প্রোগ্রামও বলা হয়ে থাকে।

আপনার কাজ যেই সেক্টরেই হোক না কেন, মাইক্রোসফট এক্সেলে আপনাকে কাজ করতেই হবে। আপনি সরকারী বা বেসরকারী কর্মকর্তা, ডাক্তার বা ইঞ্জিনিয়ার, সায়েন্টিস্ট বা রিসার্চ এনালিস্ট, ব্যবসায়ী বা বিজনেস এনালিস্ট – যাই হোন আপনার কাজের সাথে এর সখ্যতা থাকবেই। এর মূল কারণ হল এক্সেলের ইউজার ইন্টারফেস তৈরির ক্ষেত্রে সর্বাধিক গুরুত্ব দেয়া হয়েছে আমাদের দৈনন্দিন জীবনের বিভিন্ন সমস্যার সমাধানকে। এক্সেলের সাহায্যে বিভিন্নধর্মী কাজ করা যায়। আমারা দৈনন্দিন হিসাব থেকে শুরু করে বার্ষিক প্রতিবেদন ও বাজেট প্রণয়নে এক্সেলের ব্যবহার করে থাকি। এছাড়াও,ব্যাংক ব্যবস্থাপনায় এক্সেলের কথা তো না বললেই নয়। এই এপ্লিকেশনের ব্যবহার ছাড়া ব্যাংক বলতে গেলে অচল। হাজার হাজার কাস্টোমারের তথ্য এক্সেলের সাহায্য ছাড়া সংরক্ষণ করা প্রায় অসম্ভব।আয়কর ও অন্যান্য হিসাব-নিকাশ তৈরি করতে এক্সেল ব্যবহৃত হয়। এছাড়াও, কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের বেতন তৈরিতে যে শিটের ব্যবহৃত হয় তাও মাইক্রোসফট এক্সেলের কাজ। এমনকি স্কুল, কলেজ ও বিশ্ববিদ্যালয়য়ের রেজাল্ট শিট তৈরিতেও কিন্তু এক্সেলের বহুল ব্যবহার দেখা যায়। সায়েন্টিস্টরা জটিল সায়েন্টিফিক ক্যালকুলেশনগুলোও সহজে করে ফেলতে পারছেন মাইক্রোসফট এক্সেলে। তাই বলা যায় যে, আপনি যেই প্রফেশনেই থাকুন না কেন, মাইক্রোসফট এক্সেলের এই বহুমুখী ব্যবহার আপনাকে সবক্ষেত্রেই রাখবে সবার চেয়ে এগিয়ে।

যেকোন কোম্পানীর একাউন্টস ও ফিন্যান্স ডিপার্ট্মেন্টের কর্মকর্তাদের সবচেয়ে বেশি কম্পিউটারে যে সফটওয়্যারে কাজ করতে হয় তা হল এই মাইক্রোসফট এক্সেল। কোম্পানীর যাবতীয় হিসাব-নিকাশ হোক তা ছোট বা বড় , আপনি সহজেই এই প্রোগ্রামের মাধ্যমে এই হিসাব-নিকাশের কাজ সহজেই করতে পারবেন। এক্সেলের সুবিশাল ডাটা শিটে এই অসংখ্য ডাটার সমন্বয়ে আপনি খুব সহজেই বিভিন্ন সারি ও কলাম ধরে কাজ করে এই সমস্যা গুলো সহজেই সমাধান করতে পারবেন। কোম্পানীর মালিকদের মাথায় সবার প্রথমে থাকে প্রোডাক্ট ফোরকাস্টিং এর বিষয়গুলো। এর জন্য যে বিশাল সেলস ডাটাগুলো এনালাইসিস করতে হয়, তার জন্য সহায়ক ভূমিকা পালন করে মাইক্রোসফট এক্সেলের চার্ট এর অপশনগুলো। চার্টের মাধ্যমে আপনি খুব সহজে ডাটা এনালাইসিসের কাজ করতে পারবেন; এই সুবিশাল স্প্রেডশিটে হারিয়ে যেতে হবে না। এছাড়াও, মাইক্রোসফট এক্সেলে রয়েছে প্রচুর ফর্মুলা আর ফাংশন। এসব ফাংশনের কোনটা লজিক ফাংশন, কোনটা আবার স্ট্যাটিসটিক্যাল। এসব ফাংশন ও ফর্মুলা ব্যবহার করে খুব সহজেই কিন্তু আপনি বিশাল ডাটাকে একটি সুনির্দিষ্ট পদ্ধতিতে নিয়ে আসতে পারেন যা আপনার কাজকে করে তুলবে আরো সহজ।

শিক্ষা বোর্ডের কর্মকর্তারা গ্রেড শিটের মাধ্যমে যে ফলাফল প্রকাশ করেন তার জন্যও মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করা হয়। মাইক্রোসফট এক্সেলের যে ফাংশন অপশন আছে তার লজিক ফাংশনের নিউ রুল অপশন ব্যবহার করে এই পদ্ধতিতে ফলাফল প্রকাশ করা হয়। যেমনঃ ধরুন, কোন ছাত্র যদি ৮০ বা তার বেশি পায় তাকে এ+ দেয়া হবে, এই লজিক নিউ রুলের মাধ্যমে সেট করে দেয়া হয়। এরকম অন্যান্য নাম্বার রেঞ্জের জন্যও করা হয়, যার মাধ্যমে বিভিন্ন ধরণের নাম্বার প্রাপ্তদের জন্য বিভিন্ন গ্রেড সেট করা হয়। এভাবে বিভিন্ন শিক্ষা বোর্ডের অধীনে অংশগ্রহনকারী সকল ছাত্র-ছাত্রীদের জন্য গ্রেডভিত্তিক এই রেজাল্ট প্রকাশ করা হয়ে  থাকে। এটিই মাইক্রোসফট এক্সেলের উপযোগিতার এক জ্বলন্ত দৃষ্টান্ত।

মাইক্রোসফট এক্সেলের অনেক গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের একটি বিষয় হল, এটি রেকর্ড রাখার জন্য অসাধারণ একটি সফটওয়্যার। এতে আপনি কোন তারিখ ও সময়ে ডকুমেন্ট সম্পাদনা করেছেন তার রেকর্ডও কিন্তু রাখা যায়। এমনকি আপনি কোন ফাইল নিয়ে শেয়ারে কাজ করলে, কে কোন সেলের ডকুমেন্টে কি কমেন্ট করেছে তাও প্রদর্শন করে। এই অনন্য ফিচারগুলো মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৯ কে নিয়ে গেছে এক অনন্য উচ্চতায়। যেকোন গ্রুপ ডকুমেন্ট তৈরি ও তার সম্পাদনার জন্য কোম্পানীগুলো তাই নির্দ্বিধায় ব্যবহার করে মাইক্রোসফট এক্সেল ২০১৯।

মাইক্রোসফট এক্সেলের পারদর্শিতা ছাড়া কিন্তু এ যুগে আপনি অচল মুদ্রায় পরিণত হবেন। কারণ, আপনার সিভিতে যখন এই স্কিলের কথা উল্লেখ থাকবে না তখন খুব স্বভাবতই আপনার চাকুরিদাতা আপনাকে এমনকি ভাইভার জন্যও ডাকতে চাইবেন না। কারণ, আপনাকে ট্রেইনিং করিয়ে নিয়ে কাজের উপযুক্ত করার জন্য যে সময় ব্যয় হবে তার চেয়ে অন্য একজন প্রার্থী যার এক্সেলে ভাল দক্ষতা আছে তাকে নিয়োগ দেয়াই কোম্পানীর জন্য ফল্প্রসু হবে। তাই, সময় নষ্ট না করে এখনি আমাদের উচিত মাইক্রোসফট এক্সেলে দক্ষতা অর্জন করা।

পরিশেষে, একথা সহজেই বলা যায়, মাইক্রোসফট এক্সেলে পারদর্শিতা অর্জন করে খুব সহজেই আপনি হয়ে উঠতে পারেন অনেকের মধ্যে অন্যতম। তাই, এর পরিপূর্ণ জ্ঞানার্জন করে ও প্রচুর অনুশীলন করে এই সফটওয়্যারে একজন দক্ষ ব্যক্তি হয়ে ওঠা আমাদের ইচ্ছা থাকলে খুব একটা কঠিন ব্যপার নয়।